La gestión de nómina es una parte importante en cualquier empresa u organización a nivel mundial; sin importar el tamaño de éstas, el pago a los equipos de trabajo es importante y hay muchos aspectos a tomar en cuenta. Uno de los problemas que puedes enfrentar, en especial cuando no cuentas con las herramientas tecnológicas para automatizar procesos, es que puedes llegar a cometer errores, realizar pagos después de la fecha, e incluso perder el control de las diferentes gestiones.
Si estás dentro del área de nóminas o desempeñas un rol de contador, queremos brindarte algunos consejos o puntos a tener en cuenta, que te ayudarán a facilitar tu trabajo y proporcionar un servicio más personalizado según las necesidades que tengas.
- Precisión en los registros
Cuando hablamos de temas relacionados a pagos a los colaboradores es vital tener un registro exacto de cualquier transacción o bonificación que se realice. Es recomendable que la persona que recibe el pago firme de confirmado, para evitar cualquier malentendido (ahora, hay software de nómina JOIN2PAYROLL que te permiten revisar tu pago en línea. Conócelo aquí).
Además, esa información debes almacenarla en un lugar seguro, y si es necesario realizar actualizaciones constantes de información, ya que esto ayudará a evitar cualquier tipo de inconveniente. Contar con plataformas o herramientas tecnológicas de payroll más una asesoría adecuada ayudarán a este tipo de procesos. - Mantente actualizado con las regulaciones de ley
Una de las mayores responsabilidades es estar al tanto de todos los cambios o reformas que se hagan en las diferentes leyes involucradas en el proceso de nómina. Es recomendable estar en constante comunicación con expertos en payroll o seguir medios oficiales de información, de esta manera garantizas que las leyes locales y federales se cumplan. - Automatiza procesos
Con la llegada de la tecnología, es importante verla como una aliada de los procesos, ya que facilita y optimiza algunos procesos. Sumar herramientas que ayuden a simplificar tareas repetitivas o demasiado automáticas, ayudará a reducir tiempo y errores en tus procesamientos de nómina. - Comunicación constante con los equipos de trabajo
La transparencia y comunicación son importantes, especialmente en pagos de nómina. Te recomendamos tener procesos sistematizados, donde los colaboradores pueden ver su información en el momento que lo deseen. Además, brindar cualquier tipo de información necesaria para su control personal. Como equipo de nóminas, la confianza es importante, ya que esto garantizará que el colaborador se sienta seguro con sus procesos de pagos y evitará cualquier malentendido. - Confidencialidad en los procesos
La información de la nómina es altamente confidencial. Siempre hay que asegurar de que los datos de los empleados estén seguros y protegidos contra posibles filtraciones o accesos no autorizados. En este punto la tecnología es un aliado, ya que existen programas que aseguran la información de tus colaboradores. Este es un punto muy importante, ya que la seguridad que utilices debe ser altamente confiable, especialmente porque en los últimos años los ciberataques se han incrementado. - Apóyate con asesores
Nunca está de más una opinión experta. Si quieres consultar cualquier proceso o asesorarte sobre la forma en que lo haces, busca a personas expertas. Puedes hacerlo aquí
Estos consejos te ayudarán en el procesamiento de nómina, sin importar si tu empresa es pequeña, mediana o grande. Recuerda que la tecnología es una aliada y con la llegada de nuevas herramientas, los procesamientos de payroll se vuelven más precisos y garantizas a tus empleados la reducción de errores y un mejor flujo de comunicación.
Fuentes:
Daniel Ahart Tax Service®. (2021, agosto 30). 8 Consejos Súper Efectivos Para Administrar La Nómina De Su Empresa. Daniel Ahart en Español. https://www.danielahart.com/es/blog/8-consejos-super-efectivos-para-administrar-la-nomina-de-su-empresa/
Rodriguez, C. C. M. (2023, mayo 22). 5 consejos para ser un contador público exitoso. Actualicese.com; Actualícese. https://actualicese.com/5-consejos-para-ser-un-contador-publico-exitoso/
