Aviso de Privacidad para Prospectos de Clientes, Clientes, Administradores y Usuarios de la Plataforma JOIN2WORK.

La Plataforma JOIN2WORK es una solución tecnológica completa para la gestión de recursos humanos, la que opera a través del sitio en Internet https://join2work.com/login/.  

I. Identidad y domicilio del Responsable del Tratamiento.

El Responsable del Tratamiento de los datos personales que usted proporciona es PAE EL SALVADOR, LTDA. DE C.V., (en adelante “J2W” o el “Responsable”).

II. Datos personales recabados.

• Para el caso de Prospectos de clientes y Clientes (efectivos), le informamos que podemos tratar datos personales de identificación, laborales, contacto, biométricos y ubicación (de acuerdo con las funcionalidades y características del servicio que se contraten). Asimismo, que no se tratarán datos personales sensibles.
• Para el caso de Administradores y Usuarios, le informamos que, a efecto de cumplir con las finalidades señaladas en el presente Aviso, J2W tratará datos de identificación, contacto, laborales, de ubicación (domicilio), datos patrimoniales, datos financieros, datos de identificación del dispositivo a través del cual se accede, IP, biométricos, registros de ingreso y salida y usos de la Plataforma (también de acuerdo con las funcionalidades y características del servicio que se contraten). Le informamos que, en su caso, se tratarán datos personales que pudieran considerarse sensibles de geolocalización. Resulta aplicable el tratamiento de datos personales de geolocalización y biométricos (cuando el servicio se contrate con esa funcionalidad) para los casos en los que se debe informar el lugar desde el que se realiza el trabajo bajo el esquema “Home Office” y/o a manera de comprobar la identidad de la persona que utiliza la Plataforma, esto es, se tratan dichos datos personales en el registro de inicio o fin de jornada laboral o descansos. Asimismo, le informamos que, con motivo del uso de J2W existen funcionalidades que permiten solicitar constancias, incapacidades o para control de días efectivamente laborados podrían serán tratados datos personales sensibles de salud.

III. Finalidades para del tratamiento.

A. Para el caso de prospectos de Clientes y Clientes (efectivos), el Responsable del tratamiento podrá tratar sus datos personales para las siguientes finalidades primarias:

1. Contactar para prospectarlo como cliente para ofrecer servicios por diversos medios, tales como teléfono, correo electrónico, mensajes SMS, herramientas de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram, o a través de redes sociales.
2. Agendar citas para visitarlo o contactarlo y ofrecerle los servicios de J2W.
3. Dar seguimiento de las actividades realizadas con prospectos de clientes.
4. Presentarle propuestas comerciales y cotizaciones.
5. Dar seguimiento a las propuestas comerciales presentadas.
6. Realizar reportes estadísticos de las actividades realizadas con prospectos de clientes.
7. De acuerdo con la actividad del prospecto de cliente, realizar la clasificación de clase de riesgo.
8. Realizar el documento en el que conste la relación comercial con el Responsable.
9. Identificar a los representantes de las partes (personas morales) o a las partes (personas físicas).
10. Localizarlo para hacer efectivo el cumplimiento de obligaciones contractuales.
11. Identificarlo para prestar los servicios contratados.
12. Registrarlo como cliente a efecto de dar seguimiento y control a los servicios contratados.
13. Contactarlo para comunicarle situaciones relacionadas con la prestación de los servicios contratados.
14. Identificar situaciones específicas para dar atención al cliente y proponer, ejecutar y dar seguimiento a acciones correctivas.
15. En su caso, prestar servicio de alta-baja de roles y de administración y soporte técnico respecto de las herramientas o sistemas de las que haga uso y el Responsable tenga su administración.
16. En su caso, registrar y reportar la actividad que se realiza dentro de herramientas o sistemas de los que haga uso el Responsable y tenga su administración.
17. Aplicar encuestas de satisfacción de los servicios prestados por el Responsable y analizar sus resultados.
18. Contactarlo para mejorar los servicios del Responsable y agradecer su preferencia.
19. Hacerle llegar las facturas que amparen el cobro de servicios prestados.
20. Realizar actos de cobranza, ya sea telefónicamente, por correo o en su domicilio.
21. Prestarle servicio de alta-baja de roles y de administración y soporte técnico respecto de las herramientas o sistemas de las que haga uso y J2W tenga su administración.
22. Hacerle llegar documentación por mensajería para su revisión, firma, aceptación, conocimiento y/o uso.
23. Identificarlo para autorizar su ingreso a instalaciones del Responsable, atenderle vía telefónica y/o por cualquier medio que utilice para contactar a J2W.
24. Dar seguimiento y atención a solicitudes de trámites realizados ante J2W.
25. Dar seguimiento a obligaciones legales o contractuales.
26. En caso de estar en instalaciones del Responsable y sufrir algún accidente, prestarle el auxilio requerido.
27. Realizar reportes de operación, estadísticos o históricos.
28. A través de sistemas de videovigilancia, el monitoreo de actividades realizadas dentro de las instalaciones del Responsable.

B. Para el caso de Administradores, el Responsable del tratamiento podrá tratar sus datos personales para las siguientes finalidades primarias:

1. Administración y control de la Plataforma.
2. Identificación para la gestión, configuración y administración de su usuario y contraseña para uso de la Plataforma.
3. Configuración de permisos dentro de la Plataforma.
4. Proporcionarle para su consulta los datos personales con lo que su usuario está registrado.
5. Presentarle los mensajes que otros usuarios le envíen a través de la Plataforma.
6. Entregar al destinatario indicado los mensajes que envíe a través de la Plataforma.
7. Envío y recepción de notificaciones por correo electrónico.
8. Brindarle soporte técnico.
9. Proporcionarle atención y seguimiento a dudas y solicitudes relacionadas con la Plataforma, así como contactarlo para realizar aclaraciones o seguimiento a estas.
10. Generar reportes y estadísticas sobre el uso de la Plataforma y de los registros contenidos en ella.
11. Con la función de checador cuando así lo incluye el servicio para registro de entradas y salidas en horario laboral, ya sea en trabajo a distancia o presencial en las oficinas en que labora. Dicha modalidad puede incluir o no el uso de biométricos como parte de la funcionalidad.
12. Gestionar la baja de su usuario dentro de la Plataforma.

 
C. Para el caso de Usuarios, esto es, colaboradores y líderes, el Responsable del tratamiento podrá tratar sus datos personales para las siguientes finalidades primarias:

1. Identificación para la gestión, configuración y administración de su usuario y contraseña para el uso de la Plataforma.
2. Configuración de permisos dentro de la Plataforma.
3. Proporcionarle para su consulta los datos personales con lo que su usuario está registrado.
4. Proporcionar su información a otros Usuarios autorizados de J2W para el uso de funcionalidades autorizadas conforme los roles y permisos designados en la Plataforma.
5. Darle acceso para uso de la Plataforma en sus distintas funcionalidades: Visualizar reportes de actividades dentro de la Plataforma; Vincular a la Plataforma sus cuentas de Microsoft, Google y Zoom; Registro, gestión y administración de su jornada laboral, de su agenda, reuniones, horas trabajadas, vacaciones (permisos, solicitudes, días anticipados); Registro, gestión y administración de objetivos y tareas y las actividades para su cumplimiento; Control y gestión de equipos de cómputo asignados; Administración y consulta de recibos e historial de pagos; Control, gestión y notificación de solicitudes de constancias relacionadas con sus actividades laborales; Hacerle llegar comunicados internos, noticias o correos.
6. Gestión y sincronización de su calendario, agenda y eventos, tanto en la Plataforma como en servicios de terceros integrados a la misma.
7. Con la función de checador cuando así lo incluye el servicio para registro de entradas y salidas en horario laboral, ya sea en trabajo a distancia o presencial en las oficinas en que labora. Dicha modalidad puede incluir o no el uso de biométricos como parte de la funcionalidad.
8. Gestión y sincronización de reuniones integradas con servicios de videoconferencia de terceros.
9. Presentarle los mensajes que otros usuarios le envíen a través de la Plataforma.
10. Entregar al destinatario indicado los mensajes que envíe a través de la Plataforma.
11. Envío y recepción de notificaciones por correo electrónico.
12. Brindarle soporte técnico.
13. Proporcionarle atención y seguimiento a dudas y solicitudes relacionadas con la Plataforma, así como contactarlo para realizar aclaraciones o seguimiento a estas.
14. Generar reportes del uso de la Plataforma y de los registros contenidos en ella.
15. Gestionar la baja de su usuario dentro de la Plataforma.

 

Las disposiciones a continuación serán aplicables para todos los titulares de datos personales que cubre el presente Aviso de Privacidad:

 IV. Finalidades secundarias

adicionalmente, utilizaremos sus datos personales para las siguientes finalidades secundarias:

1. Invitarlo a eventos organizados por J2W.
2. Contar con un control de asistentes y evidencia de eventos realizados por J2W.
3. Hacerle llegar información emitida por J2W.
4. Elaboración y difusión de publicidad con sus datos de identificación (fotografías, vídeos, audios de eventos realizados por J2W).
5. Contar con su imagen y con su testimonio respecto de la experiencia con J2W, así como realizar su publicación en medios de comunicación propios y/o de terceros (verbatims).

En caso de que no desee que sus datos personales sean tratados para alguna o todas las finalidades secundarias, desde este momento usted puede comunicárnoslo enviando un correo electrónico a la dirección dataprivacy@join2work.com.

Para los casos en que los datos personales sean obtenidos de manera indirecta, usted cuenta con un plazo de 5 (cinco) días hábiles (a partir del primer contacto que tenga el Responsable con usted), a efecto de enviar un correo a la dirección dataprivacy@join2work.com, manifestando la negativa para el tratamiento de sus datos personales.

V. Plazo de conservación

Conservaremos los datos personales durante: (i) el tiempo que sea necesario para la prestación de los servicios pertinentes; (ii) cualquier período de retención requerido por la legislación local; o (iii) el final del período en el que puedan surgir litigios o investigaciones que involucren a sus datos personales.   

Cuando los datos personales ya no sean necesarios o relevantes para las finalidades previamente mencionadas, serán eliminados de forma segura.

VI. Medidas de seguridad para proteger su información personal

Su información personal será resguardada bajo estricta confidencialidad y para prevenir razonablemente el uso o divulgación indebida de la misma, hemos implementado medidas de seguridad tanto físicas, como técnicas y administrativas, de conformidad con la LPDP. En particular, contamos con una política de privacidad, cursos de capacitación para nuestros empleados, acceso restringido a información personal solo a personas usuarias autorizadas, una oficial de privacidad, un inventario de datos personales (debidamente clasificados por categoría de datos), de los sistemas de tratamiento, análisis de riesgos y cláusulas contractuales.

 

VII. Transferencias

Para dar cumplimiento a las finalidades que se describieron anteriormente y otras que sean exigidas para la correcta funcionalidad de la plataforma, legalmente o por autoridades competentes, a través de solicitud fundada y motivada, se realizarán las siguientes transferencias de sus datos personales:

Perfil correspondiente	Tercero receptor	Finalidad(es)	Consentimiento
Todos los titulares.	Empresas subsidiarias o filiales.	– Tratamiento para finalidades primarias.	No necesario.
	Autoridades competentes.	– Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades competentes, previa solicitud debidamente fundada y motivada.	No necesario.
	Asociaciones.	– Dar cumplimiento a auditorías.	No necesario.
	Empresas subsidiarias o filiales o socias.	– Participación en programas de lealtad, fidelidad, y en su caso, servicios orientados al crecimiento.	Necesario.
	Medios de comunicación de terceros.	– Publicación de su imagen y de su testimonio respecto de la experiencia con J2W.	Necesario.
Administradores y Usuarios.	Prestador de servicios digitales.	– Prestación del servicio de geolocalización, enlace a herramienta de videoconferencia y al servicio de calendario o agenda.	No necesario.
	Clientes de J2W.	– Solamente hacia el cliente que contrató los servicios de J2W respecto del titular de que se trate, con el fin de realizar el uso de la Plataforma, conforme a los roles, permisos y funcionalidades configurados.	No necesario.
	Autoridades competentes.	– Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades competentes, previa solicitud debidamente fundada y motivada.	No necesario.
Prospectos de clientes y clientes (efectivos).	Aseguradoras.	– En caso de sufrir algún accidente en las instalaciones del Responsable y sea requerido prestarle auxilio.	No necesario.
	Familiares.	– En caso de sufrir algún accidente en las instalaciones del Responsable y sea requerido notificarles de la situación de que se trate.	No necesario.
	Empresas de arrendamiento de inmuebles en donde preste servicios el Responsable.	– Gestionar su acceso a instalaciones del Responsable.	No necesario.
	Nuevos prospectos de clientes.	– Contacto para pedir referencias respecto de los servicios prestados por el Responsable.	Necesario.
	Socios Comerciales.	– Ofrecimiento, y en su caso, prestación de servicios, de la naturaleza de los que brinda el Responsable, pero que son requeridos por el Titular en países en los que el Responsable no tiene presencia.	Necesario.

Transferencia internacional de sus datos personales.

Con la aceptación del presente, usted reconoce y acepta expresamente que el Responsable comunique/transfiera los datos personales que le hubiere aportado y/o aquellos a los que pudiera haber tenido acceso conforme a lo anterior, local o internacionalmente, a: (i) cualquiera de los miembros de J2W y/o sociedades afiliadas, filiales, subsidiarias, representaciones o vinculadas de J2W; (ii) terceros proveedores de servicios administrativos, de infraestructura y otro tipo de soporte a la operación (como ejemplo servicios en la Nube, DRP y/o actividades de soporte al usuario); y/o (iii) con cualquier autoridad o regulador competente derivado de una solicitud debidamente fundada y motivada. 

J2W, exigirá siempre a quienes se transfieran sus datos personales el cumplimiento de estándares adecuados de confidencialidad, protección y seguridad de estos, y especialmente cuando dichos terceros se encuentren en países que no cuentan con una legislación de protección de datos adecuada conforme los parámetros establecidos por las Autoridades locales y por la legislación local en la materia.

Si usted no desea que sus datos personales sean transferidos respecto de aquellas transferencias sobre las cuáles es necesario su consentimiento, le pedimos que, en cualquier momento nos lo haga saber a través de correo electrónico a la dirección dataprivacy@join2work.com.

VIII. Derechos y/o revocación del consentimiento

Usted o su representante legal podrán ejercer cualquiera de los derechos de rectificación, actualización, cancelación o la eliminación, de sus datos, comunicándose vía correo electrónico a la dirección dataprivacy@join2work.com, el cual es administrado y atendido por nuestro Comité de Datos Personales.

Deberá presentar una solicitud en la que se: (i) Indique el nombre del solicitante, y en su caso, de su representante legal; (ii) Acredite la personalidad del solicitante, y en su caso, de su representante legal; (iii) Indique el domicilio y/o correo electrónico donde localizarle; (iv) Identifique el derecho que desea ejercerse y los datos sobre los que se requiere ejercer el mismo –si se trata de un derecho de corrección, indicar los datos a corregir y la corrección a realizar, o bien, si se trata de un derecho de oposición, indicar las finalidades secundarias sobre las que se desea ejercer el derecho-. De no cumplir con el punto señalado en el numeral (iii), la solicitud se tendrá como no presentada.

Una vez que J2W reciba la solicitud contará con 5 (cinco) días hábiles para verificar el cumplimiento de lo estipulado en el párrafo anterior, en caso de que su solicitud este incompleta o exista algún error, J2W se lo hará saber y usted contará con 10 (diez) días hábiles para dar cumplimiento al requerimiento que le hiciéramos, de no hacerlo en tal plazo, la solicitud se tendrá por no presentada. 

Una vez que la solicitud se dé por recibida cumpliendo con todos los requisitos, J2W contará con 20 (veinte) días hábiles para comunicarle sobre la procedencia de su solicitud. Una vez realizada la anterior notificación, y de resultar procedente el ejercicio del derecho, J2W contará con 15 (quince) días hábiles para hacer efectivo el derecho.

Los plazos indicados en el párrafo anterior podrán ser ampliados por el mismo tiempo señalado por una sola ocasión y por causa justificada.

IX. Limitación y/o Divulgación de sus datos

Usted podrá limitar el uso o divulgación de sus datos personales haciendo su solicitud vía correo electrónico a la dirección dataprivacy@join2work.com. En caso de que su solicitud sea procedente se le registrará en el listado con el que la Empresa cuenta para tal efecto.

X. Retención de datos respecto de apps de terceros y uso de apps de terceros.

Únicamente retenemos datos personales de identificación respecto del ingreso a dichas aplicaciones, los que son tratados para mejorar su experiencia en la interacción y uso de las mismas dentro de J2W. Respecto de la integración con el servicio de Google, Zoom y Microsoft se hace de su conocimiento que obtenemos sus datos de identificación y agenda para la sincronización de calendarios y eventos a través de videoconferencia con J2W y proporcionarle a usted dicha funcionalidad integrada a nuestra solución tecnológica.

Hacemos de su conocimiento que dichos datos personales son conservados por el tiempo que se requiere para la prestación del servicio que brinda J2W conforme a la legislación aplicable. La puesta a disposición del presente Aviso de Privacidad y el uso de J2W configura su consentimiento tácito para el tratamiento sus datos personales.

Asimismo, hacemos de su conocimiento que el tratamiento de sus datos personales ejecutado por el uso de herramientas de terceros es responsabilidad de las sociedades propietarias dicha tecnología, por lo que, le recomendamos revisar las Políticas de Privacidad que rigen el servicio de cada una de ellas. A continuación, ponemos a su disposición los sitios en internet que puede consultar para tales efectos, sin embargo, le sugerimos visitar el sitio web principal del proveedor de que se trate, a efecto de consultar las políticas vigentes y aplicables para cada caso: i) Para Microsoft le sugerimos visitar el sitio https://account.live.com/consent/Manage y/o https://myapps.microsoft.com; ii) Para Google le sugerimos visitar el sitio https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy y/o https://policies.google.com/privacy?hl=es, y para Zoom https://explore.zoom.us/es/privacy/.

XI. Uso de Cookies, web beacons u otras tecnologías similares

Le informamos que, a través de nuestro sitio en internet https://join2work.com/login/ utilizamos cookies y otras tecnologías, a través de las cuales es posible monitorear su comportamiento como usuario de internet, así como brindarle un mejor servicio y experiencia al navegar en nuestra página. Los datos personales que se pueden obtener a través del uso de estas tecnologías son los siguientes: ubicaciones, dirección IP de origen, navegador utilizado, sistema operativo, dispositivos de acceso. Estas tecnologías podrán deshabilitarse siguiendo los procedimientos del navegador de internet que utiliza.

XII. Usuarios residentes en la Unión Europea.

Le informamos que sus datos personales serán tratados por PAE EL SALVADOR, LTDA. DE C.V., con domicilio en Kinétika Centro de Negocios, Calle El Carmen y 17 Avenida Norte, 8º nivel, Santa Tecla, La Libertad, El Salvador y será aplicable lo dispuesto por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) solo en los casos en los que el titular de los datos personales resida en la Unión Europea.

A efecto de dar cumplimiento al principio de transparencia, le informamos lo siguiente:

1. La identidad y los datos de contacto del Responsable: Para dar cumplimiento a este requisito se estará a lo dispuesto por el numeral I del presente instrumento.
2. Los datos de contacto del delegado de protección de datos: Para dar cumplimiento a este requisito se estará a lo dispuesto por el numeral V del presente instrumento, en especial, usted deberá considerar que el contacto para temas relacionados con el tratamiento de sus datos personales es el Comité de Datos Personales de J2W, ubicado en Kinétika Centro de Negocios, Calle El Carmen y 17 Avenida Norte, 8º nivel, Santa Tecla, La Libertad, El Salvador, y podrá contactarlo a través del correo electrónico dataprivacy@join2work.com.
3. Los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento. Para dar cumplimiento a este requisito se estará a lo dispuesto por el numeral III del presente instrumento. Asimismo, le información que la base jurídica para el tratamiento se actualiza el supuesto referente a que el tratamiento de sus datos personales es necesario para prestar el servicio contratado referente al uso de J2W, por lo tanto, el tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales del Responsable. Para el caso de prospectos de clientes la base jurídica es su consentimiento tácito ante la puesta a disposición del presente instrumento.
4. Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales. Para dar cumplimiento a este requisito se estará a lo dispuesto por el numeral V del presente instrumento.
5. La intención del Responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional. Para dar cumplimiento a este requisito se estará a lo dispuesto por el numeral V y IX del presente instrumento.
6. El plazo durante el cual se conservarán los datos personales. El plazo por el que los datos personales serán conservados será identificado en dos etapas: La primera referente al tiempo por el que sus datos personales sean utilizados para las finalidades primarias indicadas en el numeral III del presente instrumento, y al concluir las mismas, sus datos personales serán conservados en la segunda etapa referente al bloqueo de sus datos personales, el que atenderá al tiempo establecido por la legislación que regula la prestación del servicio. De manera específica, el Responsable del tratamiento cuenta con una Política específica que rige los periodos de conservación de sus datos personales, en especial, el tiempo de bloqueo de sus datos personales será de 10 años contados a partir de la conclusión de la ejecución de las finalidades primarias antes indicadas. Una vez concluido dicho plazo, y conforme a la Política antes indicada, sus datos personales serán eliminados.
7. La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos. A efecto de que usted pueda ejercer los derechos antes indicados, resultará aplicable lo dispuesto en el numeral VI del presente instrumento, sin embargo, las reglas específicas para la tramitación de la solicitud que corresponda serán aplicables los preceptos aplicables conforme al Reglamento (UE) 2016/679.
8. El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Usted podrá presentar la reclamación ante la autoridad de control correspondiente conforme a la competencia jurisdiccional aplicable.
9. La fuente de la que proceden los datos personales. En el caso de que los datos personales no sean obtenidos directamente por el titular de estos, se hace de su conocimiento que la fuente de procedencia es el cliente de J2W que contrata la Plataforma para brindarla como herramienta a sus colaboradores o empleados. Asimismo, los usuarios o administradores de la Plataforma podrán ingresar datos personales de otros titulares de datos personales, los que son necesarios para la configuración y/o uso de esta.
10. Elaboración de perfiles. En el caso será aplicable lo dispuesto en el numeral V de este apartado, en el que de manera cifrada se transfieren datos personales a redes sociales a efecto de identificar el perfil de nuestros usuarios con el objetivo de prospectar nuevos clientes.

XIII. Cambios al Aviso de Privacidad.

Cualquier cambio al presente, será publicado en nuestro sitio en Internet.

 

Fecha de actualización: 20 de enero de 2025.